Buchreflexion: Wie du lernst, ein Team zu leiten

Dein Leitfaden für erfolgreiche Führung

‍Autorin: Julie Zhuo

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Führungsqualitäten sind nicht angeboren

Julie Zhuo beschreibt in ihrem Buch „Wie du lernst, ein Team zu leiten“ ihren Weg zur Führungskraft bei Facebook. Sie erzählt, wie sie in einem Unternehmen begann, das zu Beginn kaum Strukturen hatte, und wie sie in dieser dynamischen Umgebung ihre Rolle als Managerin fand. Facebook war damals kaum bekannt und für viele unvorstellbar, dass es jemals so groß werden würde. In Deutschland waren zu der Zeit Dienste wie MySpace und StudiVZ populär, während Facebook nur langsam an Bekanntheit gewann und ich mich selbst erst 2009 anmeldete, um so mehr interessierte mich die Geschichte einer Designerin, die zur Managerin wurde.

Julie Zhuo schreibt: „So klein wir waren, so groß waren unsere Träume.“ Dieser Satz hat mich sofort angesprochen, weil ich mich daran erinnert fühlte, wie ich nach meiner Ausbildung ein Studium im Bereich Kommunikationsdesign begann und nebenbei als Freelancer für aufstrebende Tech-Startups arbeitete. Damals war die Szene in Berlin geprägt von einer Goldgräberstimmung: Startups wurden aus dem Boden gestampft, Strukturen mussten erst geschaffen werden, und jeder war für seinen Bereich verantwortlich und konnte machen was er wollte. Auch ich arbeitete in Teams, die kaum Hierarchien kannten – ich hatte Gestaltungsspielraum mit einer steilen Lernkurve.

Wie Julie war ich oft in der Rolle, Dinge „einfach zu machen“ – learning by doing. Ich war Designerin und hatte dennoch die Möglichkeit, Prozesse zu gestalten, Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, auch ohne BWL Studium. Ich lernte schnell, dass mit wachsendem Erfolg eines Unternehmens Strukturen nötig werden, um Teams zu skalieren und zu führen.

In meiner letzten Position als Lead Designerin bei DAYONE habe ich die Veränderungen sehr stark miterlebt. Von einem fast hierarchielosen Unternehmen führten wir Lead-Rollen ein und definierten Hierarchieebenen und mussten feststellen, dass solche Prozesse Konflikte erzeugen. Trotzdem: Strukturen sind entscheidend, um Wachstum und Ziele zu erreichen. Genau das beschreibt Julie in ihrem Buch.

Auch ich habe meine Führungsqualitäten nicht in Kursen gelernt, sondern in der Praxis. Ich habe unendlich viele Bewerbungsgespräche geführt, schwierige Entscheidungen getroffen, viele Fehler gemacht und daraus gelernt. Wie Julie bin ich keine geborene Führungskraft, sondern jemand, der sich alles Stück für Stück angeeignet hat. Ich bin dankbar für meine Start-up Zeit im kleinen Team mit sehr viel Freiheiten und vielen Fehlern, das Vertrauen von DAYONE ein kleines Team anzuleiten und den Austausch auf Plattformen wie ADP List, auf der ich als Mentorin tätig bin und durch das Feedback stetig wachse wofür ich sehr dankbar bin.

Julie Zhuo und ich teilen die Überzeugung, dass Führung ein Prozess ist. Es geht darum, kontinuierlich an sich zu arbeiten, Erfahrungen zu reflektieren und aus Fehlern zu lernen. Genau deshalb teile ich meine Gedanken auf meinem Blog. Nicht, um perfekt zu wirken, sondern um einen Raum für Wachstum und Entwicklung zu schaffen – für mich und meine Leser:innen.

In der Startup-Welt, in der ich viele Jahre tätig war, lernte ich, dass es letztlich immer um gemeinsame Ziele geht. Je mehr Menschen in ein Team kommen, desto komplexer wird es, persönliche Ziele mit dem gemeinsamen Erfolg zu vereinen. Und genau deshalb sind Führung und klare Strukturen und Prozesse so entscheidend.

Ein Team zu leiten ist nie einfach – denn es geht um Menschen, und jeder Mensch ist anders. Es gibt keinen universellen Führungsstil, der immer funktioniert. Aber wie Julie Zhuo zeigt, kann jede Erfahrung, jeder Zweifel und jede Herausforderung uns näher an unsere eigene Definition von guter Führung bringen.

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Zum Inhalt: Wie du lernst, ein Team zu leiten

Neue Führungskräfte stehen oft vor einer herausfordernden Aufgabe: Sie müssen ihre Rolle finden, Verantwortung übernehmen und gleichzeitig das Team motivieren. Das Buch bietet praktische Einblicke und wertvolle Tipps, um diesen Übergang erfolgreich zu meistern. Sie selbst ist im Alter von 25 Jahren zur Abteilungsleiter bei Facebook befördert worden und diese Erfahrungen teilt sie in dem Buch. In diesem Blogartikel werfe ich einen Blick auf die wichtigsten Lektionen aus den einzelnen Kapiteln.

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Erstes Kapitel: Was ist Personalführung?

Zhuo beginnt mit einer grundlegenden Frage: Was zeichnet gute Führung aus?
Sie definiert Führung als die Fähigkeit, positive Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig das Wachstum und die Zufriedenheit der Teammitglieder zu fördern. Vertrauen, Empathie und klare Kommunikation stehen dabei im Mittelpunkt.

Klare Vorstellung von Erfolg im Team: Mission, Menschen und Methoden 

• Wie arbeiten wir zusammen? 
• Wer erledigt was und bis wann?
• Nach welchen Prinzipien werden Entscheidungen getroffen?

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Es geht darum, Probleme aufzuzeigen und andere zu motivieren, daran zu arbeiten.

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Zweites Kapitel: Ihre Bewährungsfrist

Julie Zhuo beschreibt in diesem Kapitel die Herausforderungen der ersten Monate als Führungskraft, die oft als Bewährungsfrist wahrgenommen werden. Sie geht darauf ein, wie neue Führungskräfte in dieser Phase sowohl ihre Rolle als auch ihren Führungsstil finden:

• Unsicherheiten akzeptieren: Es ist normal, in der Anfangszeit Fehler zu machen und nicht alle Antworten zu kennen.
  
• Fragen stellen: Statt alles alleine lösen zu wollen, sollte man gezielt Fragen stellen, um zu lernen und Vertrauen aufzubauen.
  
• Ergebnisse liefern: Neue Führungskräfte sollten darauf achten, dass ihr Team frühzeitig Erfolge erzielt, um die eigene Position zu festigen.
  
• Beziehungen aufbauen: Julie betont, wie wichtig es ist, Vertrauen und eine starke Bindung zu den Teammitgliedern zu schaffen.

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Die Bewährungsfrist ist eine Zeit des Wachstums, in der man sowohl die eigene Unsicherheit als auch die Dynamik des Teams meistern muss.

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Es gibt vier Wege in die Position: 

Als Eigengewächs: Das Team ihrer Vorgesetzten wird immer größer. Deshalb wurde ihnen die Leitung einer Teilgruppe übertragen - Nachwuchsführungskraft

Als Pionier: Sie sind Gründungsmitglied einer neuen Gruppe verantwortlich und nun für deren Entwicklung verantwortlich 

Als Chefin: Sie kommen von außen, um ein bereits bestehendes Team zu übernehmen - im Eigenen oder in einem neuen Unternehmen

Als Nachfolger: Ihr Chef will gehen und sie übernehmen die Position

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Drittes Kapitel: Wie man ein kleines Team leitet

Hier erklärt Julie Zhuo die Grundlagen der Führung eines kleinen Teams:

• Klare Erwartungen setzen: Jeder im Team sollte wissen, was von ihm erwartet wird, sowohl individuell als auch im Hinblick auf das gemeinsame Ziel.
• Regelmäßige Kommunikation: 1:1-Gespräche und Teambesprechungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alle auf Kurs zu halten.
• Unterstützen statt kontrollieren: Anstatt Aufgaben vorzugeben, sollten Führungskräfte ihre Teammitglieder ermutigen, eigenständig Lösungen zu finden.
• Vertrauen aufbauen: In kleinen Teams ist Vertrauen die Basis für Zusammenarbeit und Produktivität.

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Julie betont, dass die Arbeit in einem kleinen Team oft persönlicher und flexibler ist, was sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt. Erwartungen formulieren, Prioritäten setzen und dafür sorgen, dass alle Teammitglieder an einem Strang ziehen. Regelmäßige Meetings und transparente Kommunikation sind zentrale Werkzeuge. Managen heißt kümmern!

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Viertes Kapitel: Die Kunst des Feedbacks

Ein erfolgreiches Team lebt von Feedback. Zhuo betont die Bedeutung eines offenen Feedback Klimas und erklärt, wie Führungskräfte konstruktives Feedback geben und gleichzeitig selbst für Rückmeldungen offen sein können. Ziel ist es, die Leistung des Teams stetig zu verbessern.

Sie erklärt:

• Feedback vorbereiten: Überlege dir genau, was du sagen möchtest und warum es wichtig ist.
• Konstruktiv und spezifisch sein: Konzentriere dich auf konkrete Beispiele und biete Verbesserungsvorschläge an.
• Positives Feedback nicht vergessen: Wertschätzung und Anerkennung stärken die Motivation und das Vertrauen im Team.
• Feedback-Kultur schaffen: Ermutige dein Team, auch dir Feedback zu geben, und zeige, dass du offen für Verbesserungen bist.

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Ein hilfreicher Ansatz ist die „Situation-Verhalten-Auswirkung“-Methode (SBI), mit der Feedback klar und nachvollziehbar formuliert werden kann.

Fragen:

1. Was machen gute Leistungen aus? Im Vergleich zu mittelmäßigen und schlechten
2. Welchen Rat kannst du Menschen geben, dass sie einen guten Start haben?
3. Was sind Fallen, die jeder meiden sollte?

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Fünfte Kapitel: Selbstmanagement

Dieses Kapitel betont die Bedeutung von Selbstmanagement für eine erfolgreiche Führung:

• Prioritäten setzen: Fokussiere dich auf die Aufgaben, die den größten Einfluss haben, und delegiere weniger wichtige Arbeiten.
• Zeitmanagement: Plane deinen Tag und schaffe dir ungestörte Zeiträume, um dich auf strategische Themen zu konzentrieren.
• Stress bewältigen: Nutze Methoden wie Reflexion, Bewegung oder Austausch mit anderen, um Stress abzubauen.
• Persönliche Weiterentwicklung: Führungskräfte sollten kontinuierlich an sich arbeiten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern.

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Julie erklärt, dass man nur dann ein Team erfolgreich führen kann, wenn man sich selbst gut organisiert und im Gleichgewicht bleibt.

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Stärken und Schwächen kennen

Stärken durch folgende Fragen herausfinden: 

Wie würden mich Menschen, die mich kennen und gern haben (Angehörige, Partner, enge Freunde) in drei Worten beschreiben?
‍MEINE ANTWORT: ?
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Auf welche drei Eigenschaften bin ich besonders stolz?
‍MEINE ANTWORT: ?

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Wenn ich auf meine Erfolge zurückschaue, welchen Charakterzügen schreibe ich diese zu? 
MEINE ANTWORT: ?

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Welche drei Züge kommen in meinem positiven Feedback von Vorgesetzten oder Kolleginnen und Kollegen am häufigsten vor?
‍MEINE ANTWORT: ?

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Schwächen durch folgende Fragen herausfinden: 

Was nimmt mir meine kritische innere Stimme besonders übel?
‍MEINE ANTWORT: ?

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Würde mir eine gute Fee drei Gaben verleihen, über die ich nicht verfüge - welche wären das?
‍MEINE ANTWORT: ?
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Welche drei Knöpfe darf man bei mir nicht drücken? (Was bringt mich in Rage?)
‍MEINE ANTWORT: ?
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Was raten mir Vorgesetzte oder Kolleginnen und Kollegen am häufigsten, um effektiver zu arbeiten?
‍MEINE ANTWORT: ?

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Aber auch Denkzeit im Kalender planen und persönliche Lernziele setzen sind wichtig.
Zhuo macht das zwei Mal im Jahr, ich aktuell einmal, das hilft.

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Kapitel 6: Das perfekte Meeting

Julie Zhuo beschreibt in diesem Kapitel, wie wichtig Meetings für die Arbeit eines Teams sind – jedoch nur, wenn sie gut vorbereitet und zielgerichtet sind. Sie erklärt, dass schlecht organisierte Meetings eine Zeitverschwendung sind und Frustration verursachen können. Ein gutes Meeting zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Klares Ziel: Jedes Meeting sollte einen Zweck haben, sei es zur Entscheidungsfindung, Problemlösung oder zum Informationsaustausch.
  
• Agenda: Eine strukturierte Agenda hilft, das Gespräch auf Kurs zu halten.
  
• Teilnehmerauswahl: Lade nur die Personen ein, die wirklich einen Beitrag leisten können oder die Informationen benötigen.
  
• Ergebnisse dokumentieren: Nach dem Meeting sollten Entscheidungen und nächste Schritte klar kommuniziert werden.

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Sie teilt praktische Tipps, wie man Meetings effektiv moderiert, inklusive der Frage, wann ein Meeting überhaupt nötig ist und wann Alternativen wie E-Mails oder 1:1-Gespräche besser geeignet sind.

Woran erkenne ich, ob ein Meeting wirklich sinnvoll ist?
‍Jedes Meeting sollte einen Zweck erfüllen

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Fünf Voraussetzungen bzw. für Meetings

1. Um eine Entscheidung zu treffen 
2. Um Informationen auszutauschen (Design Orga: neue Tools und Prozesse austauschen, sprechen über was man gelernt hat)
3. Um Feedback zu geben (oft ein Review … Ziel, das Bestmögliche rauszuholen, keine Urteile fällen… Feedback einholen, um das aktuelle Ergebnis zu optimieren)
4. Um Ideen zu finden z.B. Arbeitssitzung oder Brainstorming … viele Ideen ohne Bewertung generieren, um unkonventionelles Denken zu fördern
5. Um Beziehungen zu stärken

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Grundvoraussetzung: Gute Vorbereitung und Organisation!

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Kapitel 7: Wie man die richtigen Leute einstellt

In diesem Kapitel geht es um die Kunst der Personalauswahl, eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Julie Zhuo betont, dass die Einstellung der richtigen Mitarbeiter entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Teams ist. Sie gibt folgende Tipps:

• Klarheit über die Rolle: Bevor man jemanden einstellt, sollte man genau definieren, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Eigenschaften für die Rolle erforderlich sind.
  
• Einstellungskriterien: Statt nur auf den Lebenslauf zu achten, sollte der Fokus auf kulturelle Passung (Cultural Fit) und Potenzial gelegt werden.
  
• Strukturiertes Interviewen: Verwende eine Kombination aus technischen Fragen, Verhaltensfragen und Fallstudien, um die Fähigkeiten der Kandidaten zu bewerten.
  
• Team Interviews: Lasse das Team in den Prozess einbezogen werden, um die Zusammenarbeit mit den potenziellen neuen Kollegen zu beurteilen.

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Sie hebt hervor, dass Fehler bei der Einstellung teuer sind – sowohl finanziell als auch für die Teamdynamik. Deshalb ist es besser, sich Zeit zu nehmen und gründlich auszuwählen.

Kapitel 8: Wie man Arbeit erledigt

In diesem Kapitel beschreibt Julie, wie Führungskräfte sicherstellen können, dass Arbeit effizient erledigt wird, ohne dass dabei Chaos entsteht: Am Anfang steht eine konkrete Vision!

• Prioritäten setzen: Nicht jede Aufgabe hat die gleiche Dringlichkeit. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass das Team an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.
• Klarheit schaffen: Jedes Teammitglied sollte verstehen, welche Ergebnisse von ihm erwartet werden und wie der Erfolg gemessen wird.
• Verantwortung delegieren: Gute Führungskräfte vermeiden Mikromanagement und geben ihren Teammitgliedern die Freiheit, ihre Arbeit auf ihre Weise zu erledigen.
• Blockaden entfernen: Führungskräfte sollten Hindernisse aus dem Weg räumen, sei es durch das Klären von Ressourcenfragen oder durch Vermittlung bei Konflikten.

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Wichtig: Gute Prozesse entwickeln sich ständig weiter!

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Kapitel 9: Wie sie ein wachsendes Team leiten

Ein wachsendes Team stellt neue Herausforderungen an Führungskräfte. Julie erklärt, dass die Führung in einem kleinen Team oft persönlich und flexibel ist, während größere Teams Strukturen und Prozesse benötigen. Sie gibt folgende Ratschläge:

• Skalierbare Strukturen: Ab einer bestimmten Teamgröße wird es notwendig, Rollen klar zu definieren und Hierarchien einzuführen.
• Kommunikation verstärken: Regelmäßige Updates, Meetings und transparente Kommunikation sind entscheidend, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.
• Führungskräfte entwickeln: Bei größeren Teams müssen Führungskräfte in die Entwicklung von anderen Leitern investieren, die sie unterstützen können.
• Vertrauen bewahren: Trotz wachsender Komplexität bleibt das Vertrauen zwischen Teammitgliedern und Führungskraft der Grundpfeiler des Erfolgs.

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Was sind unsere Superkräfte? Ein scharfes Auge fürs Visuelle (Konsistenzen)? Fundierte Kenntnisse über menschliche Motivationen oder die Fähigkeit, unkonventionelle Fähigkeiten Ideen zu entwickeln? Julie betont, dass Wachstum oft mit Spannungen einhergeht, aber auch eine Chance für Innovation und Weiterentwicklung bietet.

Kapitel 10: Pflegen Sie die Kultur

Die Unternehmenskultur ist das unsichtbare Gerüst, das ein Team zusammenhält. Julie erklärt, dass die Pflege einer positiven Kultur nicht dem Zufall überlassen werden darf:

• Werte definieren und leben: Führungskräfte sollten klar kommunizieren, welche Werte wichtig sind, und diese durch ihr eigenes Verhalten vorleben.
• Rituale und Traditionen: Regelmäßige Teamaktivitäten, Feiern von Erfolgen und offene Feedbackrunden können eine Kultur des Zusammenhalts fördern.
• Offenheit für Veränderungen: Kultur entwickelt sich weiter, und Führungskräfte müssen darauf achten, dass sie mit dem Wachstum des Teams Schritt hält.
• Inklusion fördern: Eine starke Kultur schließt niemanden aus und ermutigt alle, ihr Bestes zu geben.

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Sie schließt das Kapitel mit der Aussage, dass Kultur zwar schwer messbar, aber einer der wichtigsten Faktoren für langfristigen Erfolg ist.
Spreche immer wieder darüber, was wichtig ist! Schwierige Gespräche führen und auflösen… wenn etwas wichtig ist, dann muss man es ansprechen und sagen, warum es so wichtig ist. 

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Fazit

‍Das Buch ist ein wertvoller Leitfaden für angehende Führungskräfte. Es vermittelt nicht nur theoretisches Wissen, sondern bietet auch praktische Tipps und anwendbare Fragestellungen, die sofort genutzt werden können. Ob es um Zielsetzung, den Umgang mit Konflikten oder die Weiterentwicklung von Teammitgliedern geht – dieses Buch ist eine Pflichtlektüre für alle, die ihre Führungskompetenzen ausbauen möchten.
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Lass uns darüber sprechen, wie wir Führung in der modernen Arbeitswelt weiter verbessern können. Vielleicht bei einem digitalen Kaffee, um unsere Erfahrungen auszutauschen!

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Wenn du dich noch intensiver mit dem Thema befassen möchtest, empfehle ich dir meinen Artikel vom UX Camp 23: "Leadership & Seniorität in sozio-/holokratischen Organisationen".
Hier ist der Link: Leadership in sozio-holokratischen Organisationen.

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